Согласно исследованиям компании McKinsey&Company (услуги консалтинга в сфере менеджмента), сотрудники рядовых компаний в среднем проводят до 28% рабочего времени, обрабатывая электронную почту. Несомненно, эта деятельность крайне важна и необходима, но тратить на нее до 13 часов в неделю… пожалуй, не так эффективно..
В этой статье мы предлагаем вам ознакомиться со списком полезных сочетаний горячих клавиш, нетривиальных методов работы с сервиcом Gmail и крайне полезных утилит и приложений, которые позволят вам тратить на обработку входящей и исходящей корреспонденции гораздо меньше времени.
1. Горячие клавиши
Горячие клавиши — это сочетания клавиш на клавиатуре компьютера, нажимая на которые можно выполнить действия, входящие в программу, без помощи мыши. Использование горячих клавиш позволяет добиваться выполнения необходимых действий довольно быстро, что весьма эффективно экономит время. Вот какие сочетания работают в Gmail:
Переключение между письмами и почтовыми ящиками
Используйте клавиши управления курсором для навигации по Gmail, а клавишу Enterдля открытия сообщений, папок с письмами, и выполнения действий.
Переключение между сообщениями из одной цепочки писем
Просматривая сообщения из одной цепочки писем, используйте клавишу Nдля просмотра следующего письма в цепочке, а клавишу Pдля просмотра предыдущего сообщения.
Написание и отправка письма
Как мы уже говорили, написать и отправить письмо в Gmail можно при помощи клавиш курсоров и кнопки Enter, а для отправки электронного послания можно воспользоваться комбинацией Ctrl + Enter.
Выбор получателей письма
- Добавить получателей копии письма: Ctrl + Shift + C
- Добавить получателей скрытой копии сообщения: Ctrl + Shift + B
- Выбрать адрес отправителя письма: Ctrl + Shift + F (работает только если вы активировали функцию отправки писем с других адресов).
Эти горячие клавиши применяются во время написания письма.
Форматирование текста
- Полужирный текст: Ctrl + B
- Курсив: Ctrl + I
- Подчеркнутый: Ctrl + U
Полный список горячих клавиш вы можете найти на странице Gmail «Быстрые клавиши», а их включение или отключение осуществляется в менюНастройки > Общие > раздел Быстрые клавиши.
Если у вас еще не было опыта работы с опциями Gmail — для перехода в настройки нужно кликнуть на изображение шестеренки в правом верхнем углу экрана и выбрать опцию Настройки.
2. Поиск прикрепленного файла
Если вы ищите определенный файл или письмо с приложением, введите в поле поиска строчку «has:attachment»— в результате вам будут показаны только сообщения с прикрепленными к ним документами.
3. Быстрые ссылки
Эта функция позволяет создать ссылки для быстрого доступа к электронным письмам, разделам и настройкам, которыми вы часто пользуетесь.
На изображении показано, как создается ссылка для быстрого перехода к просмотру писем с прикрепленными к ним файлами. Все, что от вас требуется — перейти на страницу, для которой будет создана быстрая ссылка, кликнуть на команду «Добавить быструю ссылку», и дать этой ссылке наименование.
Данная функция включается в разделе настроек Лабораторияи называется «Быстрые ссылки».
4. Архивирование обработанных писем
Активировав данную функцию, вы получите возможность отправлять в архив и убирать с позиции входящих те письма, на которые вы уже ответили. Архивированное письмо можно будет восстановить и перечитать — нужно просто ввести название или тему сообщения в поиск, и оно снова станет доступным.
Архивирование писем включается в настройках, раздел Общие.
5. Шаблоны ответов
Функция «Шаблон ответов» позволяет вам создавать шаблоны сообщений и не писать раз за разом одни и те же письма. Активируется эта функция в разделе Лаборатория.
Создание шаблонов и их добавление осуществляется во время написания сообщения, то есть в редакторе писем.
6. Отмена отправки письма
Это расширение позволит вам предотвратить случайную отправку писем — после того, как вы отправили послание, в течении нескольких секунд вы сможете отменить его доставку, кликнув на ссылку «Отменить» в окошке оповещения об отправке электронного письма.
Данная функция называется «Отмена отправки письма», а ее активация производится в разделе настроек Лаборатория.
7. Быстрая загрузка Gmail
Скорость загрузки данных Gmail можно увеличить в несколько раз, добавив строчку “/?ui=html”в конец адресной строки браузера. Красотой дизайна, к сожалению, придется пожертвовать, но скорость работы Gmail значительно увеличивается.
8. Письма от проверенных отправителей
Чтобы быть уверенными в том, что вы получаете письма от настоящих компаний, а не от спамеров, выдающих себя за известные бренды, включите функцию «Значок проверенного сообщения» в разделе Лаборатория.
Проверенные сообщения от настоящих отправителей будут отображены со значком ключа.
9. Фильтрация нежеланных сообщений
Если вы получаете надоедливые сообщения от определенного отправителя, создайте для таких писем фильтр, который поможет либо их удалить, либо автоматически отмечать как прочитанные.
Просто откройте письмо, для которого хотите создать фильтр, кликните на значок «Еще» и выберите опцию «Фильтровать похожие письма».
Настройки фильтра очень гибкие: можно сортировать письма с определенной темой, словами, большого размера и т. д.
10. Сортировка при помощи звездочек
При работе с электронной почтой, очень часто возникает потребность по разному помечать письма — в этом вам может помочь система разноцветных звездочек и значков.
Сообщения помечаются разными звездами таким же образом, как и при использовании одной стандартной иконки, но при последовательном нажатии цвет звезды будет меняться.
Данная функция включается и настраивается в Общихнастройках.
11. Распределение писем по категориям
Функция «Умные ярлыки», которая включается в разделе настроекЛаборатория, автоматически распределяет входящие письма массовой рассылки под определенные категории, чтобы облегчить вашу работу с почтовым ящиком.
Присвоить ярлык определенному типу сообщений вы можете непосредственно во время его прочтения, кликнув на значок бирки в панели действий. Созданные вами ярлыки будут находиться под вкладкой «Категории» — там же вы можете ими управлять, редактировать и создавать новые тэги.
Приложения для Gmail
1. Smartr
Это приложение позволит вам быстро и удобно искать необходимые контакты, просматривать историю переписки с нужным человеком и его детальный профиль. Smartr также интегрирует данные с Facebook и Twitter, оповещая вас о последних обновлениях ваших контактов из социальных сетей.
Smartrустанавливается как браузерное расширение, а в Gmail выводится справа как сайдбар.
2. Mail Pilot
Дополнение Mail Pilotпревратит ваш ящик электронной почты в своеобразный список дел. Данное приложение позволяет:
- устанавливать напоминания для сообщений;
- создавать и менять статусы писем — «Не выполнено», «Выполнено» и «Отложено на потом»;
- создавать списки, папки и ярлыки.
Единственный его минус — приложение создано исключительно для девайсов компании Apple.
3. Boomerang
Дополнение Boomerangпредоставляет пользователям Gmail 3 полезных функции:
- автоматическая отправка писем в заранее выбранные дату и время;
- напоминание о необходимости ознакомится с важной серией писем, а также возможность ее архивировать и восстановить в нужное время;
- напоминание о том, что вам нужно написать какое-либо письмо. У этой функции очень удобные настройки — вы можете установить напоминание только на тот случай, если получатель не ответил на ваше сообщение.
4. SaneBox
SaneBoxпри помощи специальных алгоритмов определяет важность писем и сортирует их. У этого приложения, как и у Boomerang, есть функция напоминания о том, что получатель вашего письма на него не ответил. Но самым большим плюсом SaneBox является функция SaneBlackHole, которая позволяет в один клик отписаться от любой рассылки.
5. Signals
Signalsможет стать очень полезным инструментом для интернет-маркетолога — расширение уведомляет пользователя о том, каким получателем, в какое время и в какой точке мира было открыто его сообщение. Помимо этого Signals также предоставляет информацию о том, кликают ли читатели на ссылки в полученном письме, и если да, то на какие именно.
6. Mail Timer
Плагин Mail Timerпоможет вам более эффективно и быстро работать с электронными письмами — как только вы откроете сообщение, стартует обратный отсчет времени, по истечении которого появится всплывающие окно, уведомляющее, что время на работу с данным письмом истекло и вам нужно переходить к следующему. От вас требуется установить собственные лимиты времени на работу с письмами и внести соответствующие настройки в приложение.
7. Find Big Mail
Find Big Mailпоможет вам найти письма, занимающие больше всего пространства в Gmail, и избавиться от них. Пользователь этого сервиса может быть совершенно спокоен за безопасность своего почтового ящика, поскольку приложение определяет лишь вес сообщений и не имеет доступа к их контенту и другой важной информации аккаунта.
8. Gmail Meter
Сервис Gmail Meterеженедельно будет составлять отчет о том, как вы пользуетесь Gmail. В детальном отчете будет расписано много аспектов: сколько времени вы проводите на сервисе электронной почты, сколько тратите времени на написание писем и т.д.
Высоких вам конверсий!
По материалам blog.hubspot.com, image source opacity