О пользе системного анализа, изучения и исследования бизнес-процессов знает каждый. Никогда и никому еще не удавалось построить эффективно функционирующую и активно развивающуюся организацию без обратной связи: анализ настоящего положения дел и достигнутых результатов, корректировка целей и задач в соответствии со стратегией и миссией, постоянное отслеживание показателей — что было запланировано и что в итоге получилось — без аналитических методов здесь не обойтись.
Все это, конечно, применимо и к HR-сфере. Более того, цена ошибки в процессах управления персоналом достаточно высока, и, стоит вам взять на работу неподходящего сотрудника или неверной мотивацией спровоцировать уход ценного работника, компания понесет убытки. Чем серьезней позиция, занимаемая работником, тем больше ущерб. Поэтому правильный анализ, адекватное восприятие сильных и слабых сторон, экстраполяция возможных препятствий и формирование «запаса прочности» для их преодоления — это залог успешного развития компании в отношении работы с персоналом в частности и, как показывает практика, всей организации в целом.
На крупных предприятиях есть целые отделы аналитики, статистики и развития, модные нынче отделы RandD («Research and Development», в переводе с англ. «исследование и развитие»). В небольших компаниях специальных отделов нет, и именно поэтому важно, чтобы линейные руководители и топ-менеджеры владели хотя бы минимальным набором аналитических инструментов.
К таким инструментам и можно отнести SWOT-анализ, о применении которого в HR-сфере мы и поговорим в рамках очередного поста данной серии.
Что это такое?
Историческая справка. Метод SWOT-анализа был создан гарвардскими учеными в 1963 году, а, начиная с 1965 года, получил активное распространение в бизнес-среде: тогда его в основном использовали для качественного и количественного анализа состояния финансовых дел компаний. Сегодня этот метод с успехом можно применять к любым бизнес-процессам.
Итак, что же такое SWOT-анализ? Аббревиатура расшифровывается следующим образом:
S — Strengh — сильные стороны, преимущества компании перед конкурентами, достоинства и плюсы.
W — Weaknesses — слабые стороны, недостатки, минусы, те особенности, по которым компания проигрывает конкурентам.
O — Opportunities — возможности, силы, ресурсы для повышения конкурентоспособности.
T — Threats — угрозы для организации (возможные действия со стороны конкурентов, возможные изменения в законодательстве, спросе потребителей — все, что может негативно сказаться на прибыли компании), форс-мажорные обстоятельства.
Таким образом, SWOT-анализ — это глубокий и систематический анализ внутренних факторов самой организации и особенностей внешней окружающей ее среды.
Составление матрицы
Для удобства анализ начинают с составления SWOT-матрицы. Составим такую матрицу применительно к HR-процессам на примере вымышленной организации. Назовем ее ООО «Рога и копыта», сфера деятельности — розничная торговля компьютерами и комплектующими, штат — 40 человек.
+ |
- все, что мешает достижению цели (прибыли) | |
| Внутренние факторы в компании «Рога и копыта» | S 1. разработана система вводного обучения для продавцов; 2. заработная плата практически по всем позициям выше средней по рынку; 3. высокие показатели вовлеченности у продавцов; 4. достаточный бюджет для проведения корпоративных мероприятий (тимбилдинга); 5. четко очерченная, понятная всем ключевым сотрудникам стратегия работы компании; 6. разработана и внедрена система скидок на продукцию компании для сотрудников; 7. организовано место отдыха и питания. | W 1. высокая степень «текучки» в отделе закупок; 2. слишком сложная система kpi для отдела закупок; 3. низкие показатели вовлеченности кладовщиков и подсобных рабочих; 4. отсутствие регламентов, скриптов (планов ведения беседы) в отделе продаж; 5. невысокий уровень коммуникации между отделами — информация плохо доходит от одного отдела к другому; 6. нерегулярная оценка производительности труда руководителей отделов; 7. не ведется работа по созданию кадрового резерва (нет плана на замещение ключевых должностей). |
| Внешние факторы в окружающей среде «Рога и копыта» | О 1. открытие в ближайшем вузе эффективных обучающих курсов для менеджеров по продажам; 2. повышение значимости HR-бренда (репутации) компании в местной бизнес-среде; 3. небольшое количество (по сравнению с фирмами-конкурентами) отрицательных отзывов о работе в компании. | Т 1. выход на рынок сильного конкурента, который способен «перекупить» сотрудников; 2. рост цен на аренду помещений. |
Анализ матрицы
После того как матрица составлена, необходимо ответить на главный стратегический вопрос: как превратить отрицательные особенности в положительные, как перевести негативные факторы в позитивные? Каким образом можно использовать сильные стороны и возможности среды, для того, чтобы справиться с недостатками и быть готовым ответить на возможные угрозы?
В нашем случае, например, результаты могут быть следующими. Необходимо «разобраться» с отделом закупок: провести внутренний аудит работы, оценку сотрудников, подобрать методы решения проблем; возможно, взять за основу отлаженные процессы в отделе продаж. Также нужно обратить внимание на развитие корпоративной культуры: деньги на ее развитие есть, потенциал тоже — необходимо разработать и внедрить систему корпоративных мероприятий, как первый шаг — заняться визуализацией корпоративного кодекса. Важно не забыть о понимании стратегии компании рядовыми сотрудниками (отдел продаж, склад, подсобные рабочие и пр.) — довести до них цели и задачи работы всей организации, отделов и лично каждого.
Подчеркнем, что SWOT-анализ позволяет выявить слабые места, проблемы в управлении персоналом и наметить пути их решения.
Общие рекомендации
А теперь — несколько советов по правильной организации SWOT-анализа.
- Анализируя состояние HR-процессов, нужно привлечь к работе не только специалистов по управлению персоналом (кадровых работников), но и обязательно руководителей отделов, а также рядовых сотрудников. Пусть их будет немного, но именно руководители отделов обладают большим количеством актуальной информации по данным вопросам, а простые сотрудники (например, один из «стареньких», давно работающих в компании, а второй — «новичок», со свежими взглядами) на себе испытывают все плюсы и минусы системы работы с персоналом. Иногда имеет смысл пригласить и экспертов со стороны — это могут быть представители кадровых агентств или консультанты по HR-вопросам.
- В качестве метода для анализа лучше всего использовать «мозговой штурм» — матрица заполняется всеми участниками письменно, без оценок и обсуждений. После этого ответы группируются и анализируются. Использовать можно самые лучшие групповые идеи.
- Для анализа важно собирать не мнения и точки зрения, а реальные факты.
- Важно, чтобы эти факты были конкретными и измеримыми, а идеи записывались просто, кратко и понятно.
Вместо заключения
Таким образом, SWOT-анализ может стать эффективным инструментом изучения существующего положения дел в компании касательно процессов управления персоналом. Если проводить его грамотно и регулярно, можно насобирать массу идей о том, что можно улучшить в HR-сфере, как оптимизировать работу с сотрудниками а, значит, как принести компании еще большую прибыль.
Высоких вам конверсий!
Дарья Хоромская,
руководитель HR отдела LPgenerator
image source: SMU Central University Li